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关于做好2020年度档案收集工作的通知

校属各单位、各部门:

为提高学校档案工作整体水平,结合学校档案工作实际,现将2020年度档案立卷归档工作通知如下。

一、立卷归档范围及时间

(一)归档范围:以《武汉铁路职业技术院档案实体分类实施细则(修订)》为参考,各单位(部门)根据自身实际情况提交相关纸质档案;

(二)疫情防控工作档案:

1.上级有关部门关于新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的部署、规定、通知、通报等。

2.上级部门及有关领导督导检查我校疫情防控工作的相关文件材料。

3.学校及各单位(部门)建立疫情防控工作机构、协调机制等文件材料。

4.学校召开疫情防控工作会议的会议记录、纪要、决定、领导讲话等文件材料。

5. 学校印发的疫情防控工作中的应急预案、工作部署等文件材料。

6. 学校疫情分析报告、疫情统计报表等材料。

7.做好疫情防控工作相关的线上线下教学安排工作形成的文件材料。

8.学校党员干部下沉社区志愿服务,以及广大师生在疫情防控过程中主动参加志愿服务形成的各类材料。

9. 接受社会物赠物资情况,各类捐赠物资的分发及使用情况等相关材料。

10.疫情防控工作中形成的各类宣传及表彰材料。

(三)归档时间:

1. 学校党政、外事、出版、声像类文件材料及教学、科研、设备、基建、财会门类档案中的综合管理性文件材料,于20213月底前归档。

2. 2020年度结题科研、完成的基建项目、疫情防控工作档案和全校性重大活动的文件材料,于20214月底前归档;

3. 获得国家、省、市级人民政府或者是各级人社部、厅、局与有关部、厅、局联合表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物,在20214月底前移交档案室。

二、立卷整理方法

(一)档案分类及盒编号:以《武汉铁路职业技术院档案实体分类实施细则(修订)》为标准,对档案进行分类,除去铁钉等装订物,用长尾夹固定后用装入档案盒。档案盒可在校办558办公室领取。

(二)档案页码标注:每份文件为1件,对纸质档案在每一页(空白页除外)页眉右上角用铅笔进行页码标注,并在每份文件的最前面一页标注总页数。若文件正反都需标注则在反面的左上角用铅笔进行标注。

(三)复印件与原件:复印件与原件分开,并在移交表上备注复印件。原则上档案全部为原件,复印件由各单位(部门)自行保存。

三、立卷归档注意事项

(一)未列入学校档案归档范围但对本单位(部门)工作有查考利用价值的文件材料,由各单位(部门)自行建档保管。各单位(部门)自行管理的材料,也是学校档案的重要组成部分,各单位(部门)要确保文件材料的齐全完整,全面做好保管和提供利用工作。

(二)学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。凡应收集归档的文件材料,各单位(部门)要努力做到完整、准确、系统和规范,并在规定时间内完成立卷归档任务,准确填写《档案移交登记表》(见附件),与档案员进行查点交接。

(三)兼职档案员负责本单位(部门)档案的整理组卷和目录编制(卷内目录、案卷目录),学校档案室负责业务指导。

四、电子档案归档要求

电子档案与纸质档案同步归档。

 

附件:档案移交登记表

                              学校办公室

                             2021年3月1日